സമ്മേളനം നടത്താന് ഉദ്ദേശിച്ച സ്ഥലങ്ങളുടെയെല്ലാം കൃത്യമായ അളവുകളും ഉപയോഗക്ഷമമായ സ്കൂള് ക്ലാസ്മുറികളുടെ വിവരങ്ങളും സംഘാധികാരിമാരുടെ കൈവശമുണ്ടായിരുന്നു.
കോഴിക്കോട് വിഭാഗ് പ്രചാരകനായിരുന്ന ഹരിയേട്ടനും പ്രാന്തപ്രചാരക് ഭാസ്കര് റാവുവും ഒരുമിച്ചിരുന്ന്, പ്രമുഖ ജനസംഘ പ്രവര്ത്തകര് ഇക്കാര്യം ചര്ച്ച ചെയ്തപ്പോള്, സാമൂതിരി ഹൈസ്കൂള് വളപ്പുതന്നെയാവണം സമ്മേളനത്തിന്റെ വേദിയും ഭോജനവ്യവസ്ഥ ഒരുക്കാനുള്ള ഇടമെന്നുമുറപ്പായി. അതിനായി ആരുടെയൊക്കെ ഒത്താശയും അനുമതിയും നേടണമെന്ന അനുഭവവും ഹരിയേട്ടനുണ്ടായിരുന്നതു പ്രയോജനപ്പെട്ടു.
പരമേശ്വര്ജി സ്കൂള് മാനേജിങ് കമ്മറ്റിയിലെ പ്രമുഖനായിരുന്ന പി.ബി. കുറുപ്പിനെ സന്ദര്ശിച്ച് കാര്യങ്ങള് ആരാഞ്ഞപ്പോള് അദ്ദേഹമൊരു കോണ്ഗ്രസുകാരനാണെങ്കിലും രാജ്യമാസകലമുള്ള നേതാക്കള് എത്തുന്ന ഈ മഹോത്സവത്തിന് സര്വസഹകരണവും വാഗ്ദാനംചെയ്തു. പരമേശ്വര്ജി സാമൂതിരി രാജാവിനെയും കണ്ട് അനുഗ്രഹം തേടി.
