ബിസിനസില് ആശയവിനിമയത്തിന്റെ പ്രാധാന്യത്തെപ്പറ്റി എത്ര ഊന്നിപ്പറഞ്ഞാലും ‘ അധികപ്രസംഗമാവില്ല’. സ്ഥാപനത്തിന്റെ വളര്ച്ചയും നേതൃത്വത്തിന്റെ വിജയവും അത്രത്തോളം ഈ പ്രക്രിയയുമായി ബന്ധപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു. വ്യക്തിയുടെ തലത്തില്, ഫലപ്രദമായി സംഭാഷണം നടത്തുവാനും എഴുതാനുമുള്ള കഴിവ് വിലമതിയ്ക്കാനാവാത്ത ഒരു സിദ്ധിതന്നെയാണ്. അതിന്റെ അഭാവം, മറ്റെന്തു കഴിവുകളുണ്ടായാലും ശരി, വ്യക്തിത്വത്തിന്റെ അപര്യാപ്തതയായി മുഴച്ചുകാണും.
ആശയവിനിമയത്തെ നമ്മുടെ ശരീരത്തിലെ രക്തചംക്രമണത്തോട് ഉപമിക്കാം. സ്ഥാപനത്തിന്റെ ആരോഗ്യവും ജീവനും തന്നെ നിലനിര്ത്താന് ഈ ചംക്രമണം സുഗമമായി നടക്കേണ്ടത് അത്യാവശ്യമാണ്. എങ്കിലും മിക്ക സ്ഥാപനങ്ങളിലും ഇതിന്റെ ഗൗരവസ്വഭാവത്തെക്കുറിച്ച് സാമാന്യ ബോധം ഉണ്ടായിക്കൊള്ളണം എന്നില്ല, പ്രശ്നങ്ങളുണ്ടാകുമ്പോള് ഒഴിച്ച്. ഇതുകൊണ്ടുതന്നെയാണ് മിക്ക പ്രശ്നങ്ങള്ക്കും(പ്രത്യേകിച്ച് മനുഷ്യബന്ധങ്ങളെ സംബന്ധിച്ചുള്ളവ) ഉറവിടം ആശയവിനിമയത്തിലാണെന്ന് പറയപ്പെടുന്നത്.
സ്ഥാപനത്തില് ആശയക്കൈമാറ്റം നടക്കുന്നത് പ്രധാനമായും മൂന്ന് തലത്തിലാണ്. മേല്ത്തട്ടില് നിന്ന് താഴോട്ട്(ഉത്തരവുകള്, നിര്ദ്ദേശങ്ങള്, പ്രഖ്യാപനങ്ങള് എന്നിവ). താഴെ നിരകളില് നിന്ന് മേലോട്ട്(വാര്ത്തകള്, റിപ്പോര്ട്ടുകള്, പരാതികള്, അഭ്യര്ത്ഥനകള് എന്നിവ) കൂടാതെ തുല്യവിഭാഗങ്ങള് അല്ലെങ്കില് ഡിപ്പാര്ട്ടുമെന്റുകള് തമ്മില് സമാന്തരമായി(അഭ്യര്ത്ഥനകള്, വാര്ത്തകള്, ആവശ്യങ്ങള്, വിവരങ്ങള് എന്നിവ) എന്നിങ്ങനെയാണ് ഈ മൂന്ന് തലങ്ങള്. ഇതുകൂടാതെ വ്യക്തികളും വിഭാഗങ്ങളും തമ്മില് നേരിട്ട് മേലോട്ടും താഴോട്ടും അല്ലാതെ കുറുകെയും ആശയവിനിമയം ഉണ്ടാവാറുണ്ട്. ഉദാ. സ്ഥാപനത്തിലെ സെക്യൂരിറ്റി ഓഫീസര് എതെങ്കിലും ജീവനക്കാരനെ വിളിച്ച് അന്വേഷിക്കുന്നത്.
വിവിധ ദിശകളിലായി നടക്കുന്ന ഈ പ്രക്രിയയാണ് സ്ഥാപനത്തിന് ജീവനും ചലനവും നല്കുന്നത്. കുറേ വര്ഷങ്ങള്ക്ക് പല ബിസിനസ് സ്ഥാപനങ്ങളുമായി പല തലങ്ങളില് നടത്തിയ ഒരു പഠനം തെളിയിച്ചത് മാനേജര്മാരുടെ 50 ശതമാനവും മറ്റു ജീവനക്കാരുടെ 30 ശതമാനം മുതല് 40 ശതമാനം വരേയും പ്രവര്ത്തന സമയം വിനിയോഗിക്കുന്നത് എഴുത്തിടപാടുകളിലാണെന്നാണ്; ഇ-മെയിലുള്പ്പെടെ. മീറ്റിങുകളിലും ചര്ച്ചകളിലുമായി വാക്കാലുള്ള ആശയവിനിമയം വലിയ തോതില് വേറെയും നടക്കുന്നു.
ആശയവിനിമയം അതിന്റെ പൂര്ണ രൂപത്തില് ചാക്രികമായ ഒരു പ്രക്രിയയാണ്. ആശയം കൈമാറുന്ന ഒരാള്, സ്വീകരിക്കുന്ന മറ്റൊരാള്- ഇങ്ങനെ രണ്ടുപേരാണ് ഈ പ്രക്രിയയുടെ നെടുംതൂണുകള്. ആദ്യത്തെയാളിന്റെ മനസ്സിലുണ്ടാകുന്ന ഒരു ആശയമോ സന്ദേശമോ മറ്റൊരാളേയോ ഒന്നിലധികം പേരേയോ അറിയിക്കേണ്ട ആവശ്യം സംജാതമാകുന്നു. അറിയിക്കിണമെങ്കില് അതിന് ഒരു മാധ്യമം വേണം. മുഖാമുഖമായോ ഫോണിലൂടെയോ എഴുത്തിലൂടെയോ ഇ-മെയിലിലൂടെയോ എങ്ങനെ വേണമെന്ന് ആശയക്കൈമാറ്റം നടത്തുന്നവരാണ് നിശ്ചയിക്കുന്നത്.
തുടര്ന്ന് ആശയത്തിന്റെ അല്ലെങ്കില് സന്ദേശത്തിന്റെ സംപ്രേക്ഷണം നടക്കുന്നു. സ്വീകരിക്കുന്ന വ്യക്തിയിലെത്തി അത് അയാള് കേട്ടോ,വായിച്ചോ മനസ്സിലാക്കുന്നതോടെ വിനിമയത്തിന്റെ പ്രാഥമിക ഘട്ടം കഴിഞ്ഞെന്നുപറയാം. എന്നാല് അതുകൊണ്ടായില്ല; അയച്ച ആശയമോ സന്ദേശമോ ഉദ്ദേശിച്ച വ്യക്തിയ്ക്കോ, വ്യക്തികള്ക്കോ ലഭിച്ചിട്ടുണ്ടെന്നും അത് അയാള്/ അവര് മനസ്സിലാക്കിയിട്ടുണ്ടെന്നും ഉറപ്പുവരുത്തണം. ഈ മറുപ്രതികരണം അല്ലെങ്കില്’ ഫീഡ്ബാക്ക്’ ഉണ്ടാകുമ്പോഴേ മേല് വിവരിച്ച ചംക്രമണം പൂര്ണ്ണമാവുകയുള്ളു.
ഒറ്റനോട്ടത്തില് കേവലം ലളിതമായി തോന്നാവുന്ന ദീര്ഘവൃത്താകൃതിയിലുള്ള ഈ പ്രക്രിയയില് എവിടെയും എപ്പോഴും തടസ്സങ്ങളും വിഛേദങ്ങളും സ്തംഭനങ്ങളും ഉണ്ടാവാം. ‘ കമ്മ്യൂണിക്കേഷന് ബാരിയേഴ്സ്’ എന്ന് ശാസ്ത്രം വിളിക്കുന്ന ഇവയാണ് ആശയവിനിമയത്തിലും തദ്വാര വ്യക്തിബന്ധങ്ങളിലും ഉണ്ടാവുന്ന 99 ശതമാനം കുഴപ്പങ്ങള്ക്കും കാരണം. ഈ തടസ്സങ്ങള് പല തരത്തില്പ്പെട്ടവയാണ്. മുഖ്യമായ ചിലതിനെക്കുറിച്ചുമാത്രം ചുരുക്കി പ്രതിപാദിക്കാം.
ഒന്നാമതായുള്ളത് ആശയപരമായിത്തന്നെയുള്ള വിഘാതങ്ങളാണ്. ആശയവും വിനിമയവും പരസ്പരം ഒട്ടിച്ചേര്ന്നുള്ള ഘടകങ്ങളാണെങ്കിലും പല വ്യക്തികളും ആശയമില്ലാതെ വിനിമയം നടത്തുന്നതും സാധാരണ കാണാറുണ്ടല്ലോ!.’നല്ലോണം ആലോചിച്ച് വര്ത്തമാനം പറയൂ സുഹൃത്തേ!’ എന്ന് നാം പരസ്പരം ആഹ്വാനം ചെയ്യാറില്ലേ?. വിനിമയത്തിനുള്ള മാധ്യമം തിരഞ്ഞെടുക്കുമ്പോഴാണ് അടുത്ത തടസ്സങ്ങളുണ്ടാകുന്നത്. ഉപയോഗിക്കുന്ന മാധ്യമം ആശയം ലഭിക്കുന്ന വ്യക്തിയ്ക്കോ വ്യക്തികള്ക്കോ ഗ്രഹിക്കാവുന്ന തരത്തിലാവണം എന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തേണ്ടതുണ്ട്. വനത്തിനുള്ളിലെ ഒരു ആദിവാസി ഗ്രാമത്തില് ചെന്ന് മലയാള ഭാഷപോലും വശമില്ലാത്തവരുടെ ഒരു യോഗത്തില് ഇംഗ്ലീഷിലോ ഹിന്ദിയിലോ തകര്പ്പന് പ്രസംഗം നടത്തിയിട്ട് കാര്യമുണ്ടോ?. എഴുത്തിലൂടെ കൈമാറേണ്ട വിവരങ്ങള് വാഗ്മൂലമാക്കി ഒതുക്കുമ്പോഴുണ്ടാകുന്ന ബുദ്ധിമുട്ടുകളും ഈ വിഭാഗത്തില് പെടുന്നു. വേണ്ടുന്ന രേഖകളുടെ അഭാവത്തില് ഇതുമൂലം ഗുരുതരമായ നിയമപ്രശ്നങ്ങള് തന്നെ പിന്നീടുണ്ടായേക്കാം.
ഭൗതികമായ അല്ലെങ്കില് ശാരീരികമായ തടസ്സങ്ങളാണ് മൂന്നാമത്തേത്. ആശയം സ്വീകരിയ്ക്കേണ്ട വ്യക്തിയ്ക്കോ സമൂഹത്തിനോ കേള്വിക്കുറവ് മൂലമോ അക്ഷരജ്ഞാനമില്ലാത്തതുകൊണ്ടോ അതിന് പറ്റാതെ വരുന്നത് ഇതിന് ഉദാഹരണമാണ്. കേരളത്തിലെ ഒരു വലിയ സ്ഥാപനത്തിലെ പബ്ലിക് റിലേഷന്സ് മേധാവിയ്ക്ക് പറ്റിയ അബദ്ധം വിവരിയ്ക്കാം. ഒരു ദിവസം അതിഥികളായ നാലുയുവാക്കള് അദ്ദേഹത്തിന്റെ ഓഫീസില് കയറിച്ചെന്നു. കണ്ടാല് ദൃഢഗാത്രര്, സുമുഖന്മാര്, സദാ പുഞ്ചിരിക്കുന്ന പ്രസന്ന വദനന്മാര്.
മേല്പ്പറഞ്ഞ ഉദ്യോഗസ്ഥന് ഒരു വാഗ്മിയായിരുന്നു. വന്നവരോട് ഉപചാരപൂര്വ്വം ഇരിക്കാന് പറഞ്ഞശേഷം തന്റെ സ്ഥിരം ശൈലിയില് ഒരു ഇരുപത് മിനിട്ടുനേരം അദ്ദേഹം വാചകപ്രയോഗം നടത്തി. കമ്പനി ചെയ്യുന്ന പൊതുജനസേവനങ്ങളും പരിസ്ഥിതി, കാലാവസ്ഥ, രാഷ്ട്രീയ പ്രശ്നങ്ങള് തുടങ്ങിയ എല്ലാ വിഷയങ്ങളും സുന്ദരമായി കൈകാര്യം ചെയ്തു. അതിഥികള് എല്ലാം കേട്ടെന്നോണം സദാസമയം പുഞ്ചിരിച്ചുകൊണ്ടിരിക്കുകയായിരുന്നു. ഒടുവിലാണ് അറിയുന്നത്, വന്നിരുന്ന നാലുപേരും മൂകരും ബധിരരും ആയിരുന്നുവെന്ന്. അവരുടെ ഒരു സംഘടനയുടെ ജില്ലാഭാരവാഹികളായിരുന്നു. ആശയവിനിമയത്തെക്കുറിച്ച് ഇത്തരം രസകരവും ശ്രദ്ധേയവുമായ അനുഭവകഥകള് പലര്ക്കും പങ്കിടാനുണ്ടാകും.
ഭൗതികമായ തടസ്സങ്ങള് സ്ഥാപനത്തിന്റെ ഘടനയുടെ സ്വഭാവം കൊണ്ടും ഉണ്ടാകാം. കൂടുതല് നിരകള് അല്ലെങ്കില് തട്ടുകളുള്ള വലിയ സ്ഥാപനങ്ങളില് ആശയവിനിമയം പ്രത്യേകിച്ച് വാഗ്മൂലമുള്ളവ, കൂടുതല് സങ്കീര്ണമാകും. ഒരു ഉത്തരവോ നിര്ദ്ദേശമോ മുകളില് നിന്ന് താഴത്തെ തട്ടില് എത്തിച്ചേരുമ്പോഴേക്കും അതിന്റെ രൂപവും അര്ത്ഥവും മാറിമറിയാം. മേല്പോട്ട് അറിയിക്കുന്ന ഒരു വിവരത്തിന്റേയോ പരാതിയുടേയോ വിധിയും അങ്ങനെയാവാം.
തികച്ചും മാനസികമായി ഉണ്ടാകുന്നതാണ് മറ്റൊരു തരം പ്രതിബന്ധങ്ങള്. ഒന്നുപറയുന്നതിനെ മറ്റൊന്നായി മനസ്സിലാക്കുക. അല്ലെങ്കില് വ്യാഖ്യാനിക്കുക, മുന്വിധിയോടെ അഭിപ്രായം പറയുക എന്നിവയെല്ലാം ഈ വിഭാഗത്തില്പ്പെടുന്നു. കൈമാറുന്ന ആളിന്റേയോ സ്വീകരിക്കുന്ന ആളിന്റേയോ അവബോധം അല്ലെങ്കില് വീക്ഷണരീതിയ്ക്കനുസരിച്ചായിരിക്കും ആശയവിനിമയത്തിന്റെ ഗതിയും ഫലവും.
മഞ്ഞക്കണ്ണാടിയിലൂടെ നോക്കുമ്പോള് ചുറ്റുമുള്ളതെല്ലാം മഞ്ഞയായി തോന്നുന്നപോലെ, നമ്മുടെ ധാരണകളും തെറ്റിദ്ധാരണകളും മുന്വിധികളും കാരണമില്ലാതുള്ളതും ഇഷ്ടാനിഷ്ടങ്ങളും എല്ലാം തന്നെ നമ്മുടെ ആശയവിനിമയത്തെ ബാധിക്കുന്നുണ്ട്. മേലധികാരിയ്ക്ക് കീഴ്ജീവനക്കാരനെപ്പറ്റിയും മറിച്ചും, മുന് അനുഭവങ്ങളെക്കൊണ്ടോ കാരണമൊന്നുമില്ലാതെയോ ഇത്തരം തെറ്റിദ്ധാരണകള് ഉണ്ടായേക്കാം. പരസ്പരം കൈമാറുന്ന നിര്ദ്ദേശങ്ങളും അഭിപ്രായങ്ങളെയുമെല്ലാം കാണുന്നത് ഇത്തരം ധാരണകള് വച്ചുകൊണ്ടാകാം. ഇത് അവരുടെ പരസ്പര ബന്ധങ്ങളെത്തന്നെ ബാധിക്കുന്നു. തെറ്റായാലും ശരിയായാലും മുന്വിധിയ്ക്കനുസരിച്ചുള്ള ആശയവിനിമയം ഒഴിവാക്കാന് ഇരുതലങ്ങളിലും ശ്രമം വേണം. സ്ഥാപനത്തില് ഇതിനായി ആദ്യം ചെയ്യേണ്ടത് കഴിയുന്നതും തുറന്ന മറകളില്ലാതെ ആശയവിനിമയത്തെ പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുക എന്നതാണ്. അറിയേണ്ടവര് അറിയാതെ മറച്ചുവെച്ചും വെട്ടിമുറിച്ചും ആശയവിനിമയം നടക്കുന്ന ഒരു സ്ഥാപനത്തില് ചെറു പ്രശ്നങ്ങള് പോലും പര്വ്വത രൂപികളായിത്തീരും.
ആശയവിനിമയത്തില് ഉണ്ടാകുന്ന തടസ്സങ്ങള് തന്നെ ഏറെ പഠനാര്ഹവും ബൃഹത്തായതുമായ ഒരു മേഖലയാണ്. എന്നാല് അവയില് ഏറ്റവും ഗൗരവമേറിയത് ‘ലിസണിങ്’ അല്ലെങ്കില് ശ്രദ്ധയോടെയുള്ള കേള്വിയാണ്. മറ്റൊരാള് പറയുന്നത് ക്ഷമയോടെയും ഏകാഗ്രതയോടെയും കേള്ക്കാനുള്ള മനസ്സ്-അത് ഉല്കൃഷ്ട വ്യക്തിത്വത്തിന്റെ അവിഭാജ്യഘടകമാണ്. ഈ ഒരു കഴിവുമാത്രമുണ്ടെങ്കില് മനുഷ്യബന്ധങ്ങളിലും പൊതുവെ സമൂഹത്തിലും ഉണ്ടാവുന്ന മിക്ക പ്രശ്നങ്ങള്ക്കും പരിഹാരം കാണാനൊക്കുമെന്ന് അനുഭവങ്ങളും പഠനങ്ങളും തെളിയിക്കുന്നു.
നിങ്ങള് ബഹുമാനിക്കുന്ന അല്ലെങ്കില് ഭക്തിപൂര്വ്വം ആദരിക്കുന്ന ഏത് സമുന്നത വ്യക്തിത്വത്തിലും ഈ പ്രത്യേക ഗുണവിശേഷം ധാരാളമായി കാണാം. അതുതന്നെയായിരിക്കും ആ വ്യക്തിയുടെ വിജയത്തിനും പ്രഭാവത്തിനും ഏറെ നിദാനമായിട്ടുള്ളതും.
